Google Calendar es una agenda y calendario electrónico a la que puedes acceder tanto desde tu teléfono como desde el computador, mediante su versión web. Fue desarrollado por Google y te permite sincronizarlo con tus contactos de Gmail para que puedas invitarlos y compartir eventos.
Sin embargo, esta es sólo una parte de lo que ofrece. Google Calendar tiene muchas más funciones que te ayudarán a simplificar tu día a día, y hoy queremos mostrártelas.
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1.- Arrastra tu eventos para reorganizarlos
Evita editar los eventos para cambiarlos de fecha. Para hacerlo más simple, arrástralos y ubicarlos directamente en otro día. Esto lo puedes hacer tanto con la versión web como con la aplicación móvil.
2.- Elimina los eventos deslizando
Esto sólo lo podrás hacer en tu celular.
Si quieres eliminar un evento, sólo deberás mantenerlo pulsado y deslizar hacia la derecha. De esta forma, los recordatorios quedarán completados y el evento eliminado.
3.- Incorpora tus objetivos
En la versión para tu celular también podrás crear objetivos para cada una de tus tareas. Para hacerlo tienes que apretar el botón +de añadir eventos y elegir la opción Objetivo, que te aparecerá junto a las de Evento y Recordatorio.
Los objetivos pueden ser de deporte, un nuevo conocimiento, organizar un viaje, ¡lo que sea!. Lo bueno es que cuando los configures, podrás elegir la frecuencia en la que quieres que te lo recuerde.
4.- Colores para organizarte
Google Calendar te permite añadir un color a cada evento que creas, lo que te permitirá tener un panorama visual de tus tareas mucho más claro.
Para hacerlo, entra a un nuevo evento o a la opción de editar, luego presiona Color predeterminado y ¡listo! Elige el color que quieras.
5.- La ubicación de tus eventos
Quizás esto ya lo sabías, pero puedes agregar la dirección del lugar donde se desarrollará el evento.
Lo bueno de esto es que podrás acceder directamente al mapa, y además Google Calendar añadirá una foto del lugar.
6.- Comparte calendarios
Si usas la versión web de Google Calendar, entonces te gustará saber que puedes compartir fácilmente tus calendarios con otras personas.
Para hacerlo, sólo debes ir a la barra izquierda, a Mis calendarios. Cuando pases el ratón por uno de ellos se desplegará un ícono de tres puntos. Haz click en él y elige Configurar y compartir.
Luego, escoge la opción de Compartir con determinadas personas, y pulsa en Añadir personas. Tendrás la opción de compartirlo públicamente con personas que no estén en Calendar, o incluso crear un enlace para que puedas enviarlo a quien quieras.
7.- Notificaciones personalizadas
Si bien los eventos tienen una notificación estándar, cuando los editas tienes la opción de Añadir una notificación. Ahí podrás escribir lo que quieras, en un texto personalizado hecho 100% por ti.
Además, ahí mismito, podrás elegir si ese aviso te llega como notificación o como correo electrónico.
8.- Recibe un mail con tu agenda diaria
Si eres un alma muy ocupada y tu Google Cslendar está lleno de actividades, entonces puedes configurarlo para recibir un mail todos los días con todos los eventos programados. Te aconsejamos configurarlo bien temprano en la mañana, así tendrás un panorama general al comenzar el día.
Para activarlo, debes hacer click en el círculo de Configuración, luego ir a Configuración de mis calendarios y pulsar el calendario que quieres programar. En el menú que se despliega, anda a la opción Notificaciones Generales y luego Agenda diaria. Ahí, elige Correo Electrónico.
9.- Comprueba la disponibilidad del resto
Si necesitas organizar un evento con más personas, puedes ver la disponibilidad que ellos tienen en sus agendas. Esto sólo lo podrás hacer si el resto de las personas te han dado acceso.
Una excelente herramienta si necesitas fijar una reunión con tus compañeros de trabajo, o incluso una junta con las amigas.
10.- Crea listas de tareas
Además de programar eventos o reuniones, Google Calendar te permite crear listas de tareas. Activar esta función es súper simple.
Anda a la columna derecha y haz click en Tareas (es un ícono con un círculo azul y un dibujo en su interior). Ahí podrás anotar la lista de cosas diarias, como ir al doctor, pasar al supermercado y la lista de materiales de los niños.
Esperamos que estos trucos te sean útiles. ¡Ahora a sacarle el jugo a esta súper herramienta!
10 TRUCOS PARA QUE LE SAQUES EL JUGO A GOOGLE CALENDAR
En esta columna que escribí para Revista Paula les hablé sobre la definición de objetivos en base a lo que me hace crecer y aporta a mi misión personal, y luego, cómo hay que manejar los objetivos, dividiéndolos en acciones inmediatas. Si hago ese trabajo es un gran paso ¡pero es sólo el comienzo! El desafío ahora es cómo llevo eso a la realidad y cómo se traduce en mi día a día.
¿Les ha pasado que sienten que el día pasó y que no hicieron nada? ¿Que no avanzaron en esos pendientes que tenían en mente? ¿O que no saben por qué tarea empezar o a que darle prioridad?
Esto pasa por dos grandes problemas:
Primero por las interrupciones, pueden ser un café, una pregunta de alguien que trabaja contigo, que quieres cambiar la música, que se nos olvidó el vaso de agua, entre miles de otras interrupciones externas o algunas que nosotras mismas buscamos.
Y segundo porque nos creemos multitasking, pero NO. Así es queridas mías, nos juramos súper multitasking y que podemos tener abierto el mail, completar nuestro cuaderno con los pendientes del día, hacer un pago del banco, leer el último post de nuestro blog favorito, ver las ofertas del cyber, además de responder un whatsapp y comentar la foto de Instagram de una amiga.
Para que no nos pase esto y podamos ser eficientes con nuestro tiempo escaso y único, les tengo 3 tips que he probado y no fallan.
1.- Técnica de Pomodoro: Ésta es mi favorita, y en este minuto para escribir esta columna la estoy haciendo. Se usa un cronómetro (celular) para dividir el tiempo en intervalos indivisibles, llamados pomodoros de 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso.
La clave es que en esos 25 minutos se haga sólo el trabajo, no se aceptan distracciones. Después tendremos 5 minutos para sacar la vuelta, ver el teléfono o hacernos un té.
El beneficio es que las pausas frecuentes son capaces de mejorar la agilidad mental y se enfoca en disminuir las interrupciones.
2. Calendarizar bloques de tiempo: Este también es mi favorito.
Se trata de priorizar y calendarizar tareas. Para eso tienes que establecer cuáles son los trabajos más importantes, esos que te ayudan a avanzar de manera concreta. Luego, en tu calendario, bloquea un espacio de tiempo en tu horario que para ti va a ser SAGRADO y que te va a ayudar a hacer ese trabajo importante. Así nos obligamos a hacer tareas que muchas veces no concretamos o que no nos damos el espacio para hacerlas.
3.- Buscar un mentor: Esta es muy enriquecedora y necesaria, es la más “cualitativa” pero igual de importante que las otras.
Busca a alguien: puede ser una amiga, otra emprendedora, un asesor, una persona que admires profesionalmente para que te acompañe y guíe a cumplir tus tareas y objetivos. Es alguien que revise lo que hacemos, que nos de señales y una mirada externa.
Para esto se puede contratar a alguien, pero también te puedes juntar con otro emprendedor y así se mentorean mutuamente. Una vez al mes, se juntan para analizar sus trabajos. Ayuda a cumplir las metas, a tener una mirada externa y a hacer comunidad.
Ahora, ¡manos a la obra! La planificación es algo personal y que debemos adaptar a nuestras necesidades. Una vez que lo logren se van a impresionar lo productivas que pueden ser y lo bien que pueden avanzar en sus proyectos, ideas y trabajo.
