Las distintas formas en que una planificación bien pensada puede ayudarnos a hacer un mejor trabajo cada día, es uno de nuestros temas favoritos acá en Genias. A veces pensamos que no estamos haciendo lo mejor que podemos porque no tenemos las habilidades, pero lo cierto es que las habilidades tienen poca relación con nuestra performance en el trabajo. Lo que realmente puede hacer la diferencia en esta materia es saber organizarnos bien y ser consistentes.
En este artículo te contamos de qué forma puedes organizarte tú también, y empezar a planificar una rutina de trabajo que se ajuste a tus necesidades y preferencias.
1. Ordena tu escritorio
“El espacio en que vivimos [y trabajamos] debería estar pensado para la persona en que nos estamos convirtiendo, y no para la persona que alguna vez fuimos”, aconseja Marie Kondo, la gurú japonesa del orden.
Ordenar tu espacio de trabajo es mucho más que la relación que guarda el orden visual con el orden en nuestras mentes (que también es fundamental para hacer un buen trabajo); también es una proyección de quién queremos ser; en quién nos estamos convirtiendo cada día, con cada decisión que tomamos.
Según expertos, algunas ideas útiles mantener un escritorio ordenado son:
- Tener un basurero cerca, para no ir acumulando basura en los cajones.
- Agrupar tus cables en un mismo lugar, o usar un sujeta cables.
- Mantener a la vista solo los esenciales, como tu agenda o planner (¿ya viste el nuestro?).
Si quieres saber más sobre cómo organizar tu escritorio, te dejamos este post de nuestros archivos, con toda la información necesaria para poner en práctica estos consejos.
2. Vuelve a tomar el control de tu computador
Es frente a esa pantalla que pasamos gran parte del día y, por lo tanto, también debería mantener un orden que te haga la vida más fácil, y no que te produzca ansiedad solo pensar en buscar un archivo que no recuerdas donde dejaste, o un escritorio lleno de carpetas pequeñas recordándote que las cosas se han salido un poco de control.
Para retomar el control de tu escritorio de computador (y de tu vida), te recomendamos 3 cosas:
- Crear un sistema de carpetas que más se acomode a tu forma de trabajar. No tiene que ser perfecto, lo importante es empezar a ordenar. Si algo no funciona, entonces vuelve a buscar un orden que sí lo haga. ¡Lo importante es empezar, sin miedo!
- Utiliza un fondo de pantalla que te traiga felicidad cada vez que lo veas, o que te ayude a organizar tus carpetas. Acá te dejamos algunos de los nuestros, perfectos para mantener el orden y recibir inspiración diaria.
3. Sácale provecho a las listas
Muchas de nosotras hemos estado ahí: pensando en las millones de cosas que tenemos que hacer, pero sin una idea clara de cómo tacharlas de nuestra lista. O aún peor, hemos ido creando listas de pendientes paralelas, lo que hace aún más difícil gestionar bien nuestro tiempo.
Si también te has sentido así, entonces quizás estos consejos te puedan ayudar a tener una mejor idea de cómo una lista de pendientes puede hacernos la vida más fácil, y no al revés:
- Hacer las listas en un mismo lugar, idealmente en una libreta o cuaderno que te encante. Acá te dejamos algunas ideas.
- Sigue la regla del 1-3-5: Elegir 1 tarea grande, 3 medianas y 5 pequeñas por hacer cada día, te ayudará a saber cuáles son tus prioridades, y a mejorar tu productividad.
- Si el papel no es lo tuyo, entonces hay distintas apps que pueden ayudarte a ordenar tus pendientes. Nosotras recomendamos la opción “Tasks” de Google, la cual puedes encontrar en el menú del costado derecho de tu cuenta gmail. Puedes ir anotando tus tareas diarias, asignándoles fechas y tachándolas una vez que estén terminadas (esa es la mejor parte).
4. Ordena tu bandeja de entrada
Hay dos tipos de personas cuando hablamos de mails: las que mantienen su bandeja de entrada siempre ordenada, y las que cada año van acumulando cientos o miles de mails sin abrir.
En qué categoría entramos cada una, depende de muchas cosas: nuestro nivel de motivación con nuestro trabajo actual, el momento en que nos encontramos en la vida en general (hay días más productivos que otros, o meses, inclusos años más eficientes que otros), o el sistema de organización que usamos.
Una recomendación que a nosotras nos ha ayudado mucho es bloquear una hora del calendario para dedicarnos exclusivamente a revisar y contestar mails en ese tiempo. Una forma de hacerlo es a través de Google Calendar, agendando un espacio fijo de nuestro día (o bloque) solo para revisar nuestro mail. Esto evitará que te agenden reuniones en ese momento, y puedas concentrarte solo en eso durante ese tiempo.
Esto nos lleva a la última idea…
5. Usa Google Calendar
Si hay algo que no puede faltar en tu sistema de organización es Google Calendar. Seguro ya lo estás usando, pero esta plataforma es mucho más que agendar reuniones. También puedes organizar tu jornada de trabajo por bloques, activar recordatorios para tareas o reuniones (es imposible acordarse de todas las cosas que hay que hacer un día, y esta es una súper buena herramienta para tener una ayuda extra en ese aspecto), o incluso puedes sincronizarlo con distintas apps, como Asana.
Para llevar google calendar a otro nivel, te recomendamos algunas prácticas buenas:
- Suscribirte a los calendarios de tu equipo de trabajo.
- Asignar colores amigables a los calendarios (no el rojo chillón que estresa de solo ver)
- Usar la herramienta “Find a time” para ver la disponibilidad de tu equipo.
Esperamos te haya gustado este post, y que puedas poner en práctica algunas ideas. Y si quieres ver más contenido como este, recuerda seguirnos en Instagram, en @genias.cl. ¡Buena semana!
