El siguiente post es parte de los contenidos que mes a mes realizamos junto a Kitadol Forte, en los que te entregamos información útil y valiosa relativa al mundo laboral, autocuidado y empoderamiento femenino.
Probablemente sabes de qué estamos hablando: los pendientes de cada día son una de las cosas más satisfactorias de completar y, al mismo tiempo, una de los aspectos más estresantes en nuestra vida laboral. La sensación de logro que sentimos cuando tachamos un ítem de nuestra lista de “to-do” nos hace sentir tan bien, que cuando nos damos cuenta de que, por el contrario, se han empezado a acumular uno tras otro, puede generar una frustración que va aumentando a medida que también lo hacen nuestros pendientes.
Una de las razones por las que te podría estar costando más de la cuenta ir tachando tus pendientes, es la sobrecarga de reuniones que tienes cada día.
Una nueva investigación muestra que alrededor del 70% de todas las reuniones impiden que los integrantes de un equipo puedan completar todas sus tareas. Si bien en 2022 se registró una disminución del 20% en la duración promedio de las reuniones en comparación a 2020, el número de reuniones a las que asiste una persona aumentó en promedio un 13,5 %. Otra encuesta encontró que el 92% de los empleados realizan múltiples tareas durante las reuniones, solo para avanzar en sus pendientes.
Por eso, en este post te damos algunos consejos para organizar mejor tu tiempo, y poder completar a tiempo tus “to-do”, y sin tanto estrés de por medio.
Cómo organizar el tiempo entre reuniones
En un artículo publicado por Harvard Business Review, Elizabeth Grace Saunders, experta en organización del tiempo, explica que “incluso si esta forma de trabajar [con reuniones constantes] ha sido su patrón en tu vida laboral, puedes desarrollar un enfoque más sostenible y menos estresante a la hora de completar tus proyectos.”
Estos son algunos de sus consejos para balancear la lista de pendientes con las reuniones de cada día:
1. No existe un momento "perfecto" para avanzar en los proyectos. Un día libre de reuniones o incluso medio día puede funcionar, pero es posible que nunca tengas este tipo de tiempo. Un mejor enfoque es aceptar y trabajar dentro de la realidad de las reuniones.
2. Una forma de trabajar en proyectos grandes durante espacios más pequeños (entre reuniones), es dividir el elemento más grande de tu lista de pendientes, en partes más pequeñas. Por ejemplo, para prepararse para una presentación, puedes escribir una lista como esta:
- Hablar con el director del proyecto de construcción.
- Pensar en la estructura de la presentación.
- Editar para errores tipográficos y flujo.
- Enviar al jefe para su aprobación.
- Programar una reunión para revisar la plataforma internamente antes de la reunión de la junta
- Hacer correcciones y revisar.
Incluso si solo puede marcar uno o dos de estos elementos a la vez, todavía está progresando. Y cuando vuelvas a trabajar en la presentación después de un tiempo fuera, sabrás lo que has logrado y lo que sigue.
3. Otra estrategia es bloquear en el calendario algunos tramos de tiempo ininterrumpidos, asignando un tiempo para la realización del proyecto como un evento recurrente. Una forma de hacerlo es evaluando tus prioridades semanalmente. Puedes hacer esto por tu cuenta, aunque en algunos entornos de trabajo tiene más sentido hacer esta planificación en equipo. Una vez que hayas decidido cuáles son tus prioridades, colócalas en los bloques de tiempo de tu calendario.
4. Por último, es importante recordar que aunque un día libre de reuniones sería ideal, aún así puedes avanzar en tu lista de pendientes, incluso cuando te interrumpan las reuniones. Lo importante es apegarse a un sistema de organización que funcione para ti, y ser consistente.
