¿Cuántas veces te pasó salir de una reunión interminable, muy abrumada y sin entender a qué acuerdos se llegaron?… si es que se llegó a alguno! La importancia de tener reuniones en equipo que lleguen a puerto y sean realmente productivas es un tema que Marcela Bonomo aprendió gracias a su experiencia profesional en el extranjero. No te pierdas los consejos que nos deja en el siguiente post.
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Mail: marcela@genias.cl
Vivir en distintos países y sumergirse en otras culturas resulta para mi una aventura desafiante y a la vez muy enriquecedora. Durante mi carrera profesional tuve la oportunidad de trabajar en Estados Unidos, donde aprendí mucho de su cultura. Cuando uno se sumerge en el mundo laboral de un país extranjero, nada mejor que aprender sus modos para poder acomodarse y sentirse parte.
Hay muchas cosas que aprendí en mi experiencia, pero una que me marcó y adopté hasta el día de hoy es la “organización y ejecución de reuniones efectivas”. Parece algo simple y obvio, pero no siempre presente en nuestra cultura latina, en donde muchas veces lo casual e improvisado nos caracteriza.
Tratemos de evitar perder nuestro tiempo- y el de los demás- con reuniones poco productivas e interminables. Les comparto cuales son los tips que aprendí para lograr reuniones efectivas:
- La invitación. Lo ideal es siempre invitar a una reunión con hora de comienzo y de fin. Así cada participante podrá organizar su agenda y estará informado de cuanto tiempo deberá destinar al encuentro.
- Llega a horario. Tu tiempo como el de los demás vale (y mucho). Es muy importante mostrar respeto llegando a horario o 5 minutos antes de la cita, así uno puede acomodarse y comenzar la reunión a tiempo.
- Líder. Es muy útil que en cada reunión haya un líder que la coordine; generalmente es la persona que la convoca. Este personaje es importante identificarlo, ya que será clave para que la reunión tenga éxito. Será el responsable de llevar registro de lo conversado, como así también controlar que la reunión no dure más del tiempo estipulado.
- Listado de temas. Es ideal contar con un listado de temas u objetivos de la reunión: ¿cuáles son las cosas que queremos cumplir, solucionar, conversar?… Esto puede ser planteado por el líder o bien se define entre los participantes al comenzar la reunión.
- Seguimientos. Se sigue el temario y se conversa acerca de cada uno de los objetivos planteados, llegando a acuerdos o próximos pasos de los mismos. También sería muy bueno identificar quien será responsable de cada uno.
- Resumen. El líder o la persona que estuvo más activa en la reunión, resume cada uno de los acuerdos con sus respectivos responsables y al finalizar la reunión lo envía por email a los participantes.
- Próxima reunión. Al final de la reunión, en el caso de ser necesario, sería ideal fijar cuando será la próxima. Así evitamos la “catarata” de emails que siempre ocurre al querer poner a un grupo de acuerdo en una fecha y hora que les venga bien a todos.
BONUS TRACK: tal vez esto sea un pedido muy difícil en el tiempo que vivimos, pero créanme que es clave. Trata en las reuniones de evitar mirar tu celular, ya sea respondiendo mensajes o contestando llamadas (a menos que sean sumamente importantes). También cierra tu computador, y si quieres tomar nota, puedes hacerlo en un cuaderno… a la antigua pero igual de efectivo!!
Nada mejor en la reunión que aprovechar el tiempo para conectarnos en grupo y desconectarnos de la tecnología. De esta forma el encuentro será más dinámico, sin interrupciones y hasta tal vez más rápido, terminando antes de lo esperado y con excelentes resultados!
¿Tienes algún otro tip que te ayuda a realizar tus reuniones productivas? Si es así anímate a compartirlo debajo en los comentarios.
¡Éxito en tu próxima reunión!
