El siguiente post fue escrito por Antonia Celis, fundadora y CEO de Focus, empresa de administración externa que apoya a las pymes en la solución de problemas, llevándolas a tomar decisiones correctas, enfocándose en sus negocios.
Hoy estamos viviendo una situación mundial difícil, la Pandemia del Coronavirus nos ha afectado de manera directa o indirecta, pero nos ha afectado a todos. Y junto con eso, ha traído muchas nuevas oportunidades, nuevos trabajos, nuevas ideas, nuevos emprendimientos.
¿Tienes una pyme? Probablemente te has dado cuenta de que llevar la administración al día y ordenada, cumpliendo con los temas contables no es fácil. Necesitas herramientas, organización, ideas, pero sobre todo TIEMPO. ¿Qué hacer con algo que no genera valor a mis clientes, pero si muchísimo valor a mi empresa?
Aquí les dejo los ítems claves que deben trabajar para llevar una eficiente administración:
1.- Organízate y estandariza: Revisa cuáles son los procesos que se repiten todos los meses y arma un ciclo mensual de tu empresa para así estandarizar todos los procesos que se deben realizar durante el mes. Por ejemplo, las imposiciones debes pagarlas a través de Previred todos los meses con fecha tope el día 13 del mes a las 13.45 horas. Si tienes un proveedor fijo mensual que te da un plazo a 30 días para pagar, también estandariza para pagarle todos los últimos viernes hábiles del mes.
Revisa que los días sean eficientes, junta tareas del mismo tipo en un mismo día, y deja otros días con espacios para trabajar en revisiones de cómo van los movimientos o de contactar a los clientes. Usa este mismo estándar de procesos todos los meses y verás cómo se hace un hábito y tú mismo ordenas a los que se relacionan contigo y tu empresa.
2.- Cobranza, ¿Cómo manejarla?: Eres pyme y por eso lo que más te importa es tu flujo, tu liquidez, tus abonos. Y esto lo obtienes gracias a tus ventas, las cuales no sirven si no te pagan. Para esto analiza que tan buenos pagadores son tus clientes, y estandariza con ellos plazos, para que así puedas tener claridad de cuándo contarás con los flujos que tienes programados.
El primer paso es contactarte con tu cliente, indicarle cuál fue el producto o servicio que le vendiste con un respaldo para que este lo revise y proceda a dar una fecha de pago. Si no tienes respuesta intenta con llamados, muchas veces ocurre que los clientes no pagan porque no recibieron la factura o boleta que respalda la venta, ni fueron contactados por el proveedor.
3.- Quiénes son mis proveedores, plazos de pago: Al igual que con tus ingresos, tus egresos, es decir, pagos a proveedores pueden afectar de manera muy negativa en tu flujo, por lo que es CLAVE tener ordenado cuánto compraste, qué compraste, y hasta cuándo puedes pagarlo. Para esto te recomiendo crear un plan de pago proveedores, en el cual puedas desplegar un listado que te entregue toda esta información y en base a eso revisar tus flujos y preparar fecha de pago para cada uno de manera estándar. Así por ejemplo sabes que no debes gastar más en compras para la oficina este mes ya que aún debes pagar la última cuota de un servicio de publicidad que compraste.
4.- Flujo de caja proyectado: Teniendo claro los dos puntos anteriores, ya puedes crear un flujo de caja proyectado para que puedas tomar decisiones a futuro sobre qué hacer, si puedes invertir, si necesitar pedir un crédito, o incluso si debes cambiar algún proveedor o cliente ya que afecta de manera negativa en tus flujos. Por ejemplo, que el cliente pague con crédito a 60 días, afecta mucho al flujo y es necesario buscar otro que pueda pagar antes.
5.- Líneas de negocio, rentabilidad: Si tu empresa tiene más de una línea de negocio, te recomiendo que además de tener una idea general, es muy importante separarlo en línea de negocio para conocer sus rentabilidades por separado y así saber cuánto ganas por cada una, qué tan eficiente es para tu negocio cada una, en algunos casos te das cuenta de que una de las dos no aporta mucho, o incluso te trae pérdidas.
Ten claro que hay ítems que debes revisar a nivel general ya que no es posible dividirlos en una sola línea, pero que afectaran de la misma manera a cada una. Por ejemplo, el gasto en el servicio de contabilidad es para todo tu negocio y no solo para una de tus líneas, el contador te llevará la contabilidad de la empresa completa.
6.- Revisión mensual: Todo lo que has estandarizado durante el mes, revísalo al final de este período. Siempre hacer un cierre mensual, en el que revises todos tus movimientos, cómo fueron los flujos de entrada y salida de dinero, cuánto facturaste y cuánto te facturaron, cuánto de tu inventario sigue en stock y cuánto vendiste para que se refleje en tus costos, etc.
No olvides que esta revisión es la conclusión de todo lo trabajado y que en base a esto vas a poder tener claridad del estado de la empresa, hacia donde van, y qué decisiones se pueden tomar en base a lo recopilado.
Y por esto te recalco que aquí es cuando se ve el inmenso valor de la administración, si lo llevaste ordenado, fuiste constante y actualizaste la información a diario o lo más frecuentemente posible, entonces los resultados de esta revisión serán reales y podrás ver hacia dónde va tu pyme.
Teniendo todo esto en cuenta, podemos decir que llevar la administración ordenada es clave para cualquier negocio. Una alternativa que puedes considerar es externalizar este servicio, ahorrando tiempo y recursos para dedicarte a vender y atender a tus clientes.
