Hoy más que nunca, los mails se han convertido en un canal de comunicación fundamental en nuestro trabajo, por lo mismo es muy importante poner ojo a qué y cómo lo escribes. Porque seamos honestas, ¿a quién no le ha pasado que se le va el correo con faltas de ortografías? ¿O no logró expresar lo que realmente quería decir por la falta de foco o estructura en el texto?
Para evitar estas situaciones y transformarte en una súper experta redactora de mails, te dejamos estos 10 consejos para que pongas en práctica hoy mismo.
1.- El correo desde el cual escribes
Seguramente tienes varias cuentas de correo para diferentes propósitos. Cuando vayas a redactar un mail de trabajo, asegúrate de utilizar aquella relativa a tu empresa o negocio. Si eres emprendedora, puedes pagar para tener uno corporativo y hacer mucho más profesional el envío de correos a tus clientes, socios o proveedores.
2.- A quien o quienes está dirigido
Fíjate que el correo del destinatario esté bien escrito. También, chequea si hay personas a las que debas copiar, y define si sus correos serán visibles u ocultos. Pon mucho ojo en este paso para que no termines enviando información a la persona errónea.
Incluso, para asegurarte, revisa que todo esté en orden, escrito correctamente, y agrega el destinatario al final.
3.- El asunto
El asunto del mail es sumamente importante, no sólo porque será lo primero que verá quien lo reciba, sino porque con él, podrá hacerse una idea de cuál es el contenido del correo. Opta por que sea breve, claro y directo. Evita asuntos genéricos y vagos como “hola” o “una pregunta”.
4.- El saludo
Comienza siempre tu correo con un saludo. No tiene por qué ser algo formal, un “Hola, buenos días/tardes. ¿Cómo estás?”, será suficiente. Algo que sí debes considerar, es que si le escribes a esa persona por primera vez, debes incluir una breve presentación para que sepa quién eres y desde dónde lo estás contactando.
5.- Estructura el contenido
Luego que hayas saludado y te hayas presentado, define bien cuál es el objetivo del mail y estructura la información, sobre todo si es mucha. Intenta ser lo más clara y concreta posible. De esta manera evitarás interpretaciones que pueden crear confusiones o malos entendidos.
6.- El tono adecuado
Los mails de trabajo pueden estar dirigidos a tu compañera con la que sueles hacer bromas, pero también a un cliente súper importante. Por lo mismo, antes de escribir, adecúa el tono que usarás. Prefiere siempre uno más formal y serio, ¡uno nunca sabe a quién puede ser reenviada esa cadena de correos!
7.- La forma
Y del tono pasamos a la forma. Si bien los correos electrónicos traen diferentes tipografías, intenta elegir una clásica, como la Sans Serif o Times New Roman. Asimismo, evita abusar de los colores, los signos de exclamación o los emoticones, ya que se podría ver muy informales o infantiles.
8.- Revisa la ortografía
Asegúrate de leer tu mail un par de veces y revisar que no hayan faltas de ortografía. ¡Esto es muy imrpotante!
9.- La firma
Por último no olvides de cerrar el correo con tu firma. Ideal si tienes una predeterminada, que incluya el logo de la empresa donde trabajas o de tu emprendimiento, tu nombre, cargo, teléfono, web y redes sociales. Mucho mejor si van un con enlace para que puedan visitarlas con un solo click.
10.- Tu marca personal
Un mail de trabajo también es una forma de dar a conocer tu Marca Personal; la forma en que lo escribes, las palabras que utilizas, el tono, las expresiones y gramática, son fundamentales. Recuerda que tu imagen traspasará el correo y es importante que la forma en que esté escrito refleje tus valores, tu profesionalismo y lo que quieres proyectar.
Esperamos que estos consejos te hayan servido. Si tienes otros tips, ¡cuéntanos en los comentarios!
