Organizar una reunión a veces puede ser difícil, hay que abarcar muchos temas y el tiempo es escaso. La principal clave está en planificarla con anterioridad, pero también hay otras cosas que puedes hacer para que la reunión resulte como quieras.
Para que puedas hacerlo, te dejamos 5 cosas que hacer para que una reunión sea exitosa, incluyendo qué necesitas y cómo lograr resultados concretos.
1. Tener un objetivo claro
Fija un objetivo y asegúrate de dejarlo claro para que todos sepan de qué se va a tratar la reunión. Si vas haciendo reuniones de acuerdo a un objetivo y luego va lográndose, todos se van a sentir más motivados con estos encuentros.
2. Elaborar una agenda de contenidos a tratar
A partir de tu objetivo, elabora una agenda con los sub temas a tratar. Haz una lista de éstos, quién será el encargado de cada cosa y cuál será el tiempo para lograrlo. Así tus reuniones van a ser más organizadas, no se te olvidará nada y podrás tener más control del tiempo.
3. No alargarse demasiado y evitar los monólogos
Cómo vimos en el punto anterior, tener una agenda te ayudará a estimar el tiempo. Esto es súper importante para no alargarse. Otro factor clave es evitar los monólogos, ya que es muy valioso que todos puedan dar sus ideas y puntos de vista, obviamente alguien debe guiar la conversación para manejar el tiempo y cumplir los objetivos.
4. Anotar las cosas que van saliendo a modo de lluvia de ideas
Para que las ideas y temas que vayan saliendo en la reunión se concreten, es bueno ir anotando en un pizarrón o cartulina todas aquellas cosas que pueden ser importante. Así todos estarán atentos y van a quedarse con una idea clara.
5. Mandar un resumen de la reunión
La lluvia de ideas después te ayudará a concretar para que todos tengan claro lo que deben hacer. Ese mismo día, o al siguiente, manda un correo con el resumen de la reunión, asegúrate de incluir quién es el encargado de cada cosa y el tiempo que tiene para hacerlo. Esto les dará la sensación de que los objetivos progresan y se concretan.
Esperamos que estos consejos te sean útiles y los puedas aplicar en tu próxima reunión!!
