El método Kanban es originario de Japón y una traducción aproximada de su nombre es “tarjeta visual”.
Se trata de un sistema desarrollado por la empresa Toyota en el año 1947 y cuya simplicidad y beneficios lo convirtieron en uno de los métodos más utilizados por empresas de todos los rubros.
Si tuvieramos que definirlo, se trata de una metodología ágil cuyo objetivo consiste en establecer un flujo de trabajo constante y organizado.
¿Pero cómo funciona?
En resumen, es una forma de registrar tareas y acciones a través de referencias visuales.
El elemento central del método es el tablero Kanban, que puede ser una pizarra blanca, una de corcho o inluso una pared, que se usará como guía para visualizar el flujo de trabajo. El otro elemento a utilizar son post-it o tarjetas de colores, que se usarán para especificar las tareas y la persona encargada de realizarlas.
La pizarra se divide en, mínimo, 3 columnas. A la izquierda se encuentra la lista de tareas por hacer, donde se especifican en distintos post-it las tareas que deben llevarse a cabo. En la siguiente columna se dispondrán todas las tareas que se están realizando en ese minuto. Si la tarea cuenta con varias fases, esta columna puede subdividirse para que quede aún más claro el nivel de progreso en la que se encuentra. La última columna, orientada a la derecha, se trata de las tareas finalizadas.
En el día a día existen tareas más importantes que otras. Para definir eso en el tablero se pueden utilizar los denominados “carriles”, que son filas horizontales que subdividen la columna donde se agregan las tareas. Así, el equipo puede ubicar en la parte superior todo el trabajo que debe realizarse con más urgencia y abajo aquellas tareas que no son tan prioritarias.
Acá te mostramos la versión análoga, pero también existe la posibilidad de contar con un tablero en versión digital como Alere Kanban y Kanban Tool. Ideal, sobre todo para estos tiempos de teletrabajo.
Si bien es cierto que es un método bastante sencillo, es importante tener en cuenta 6 prácticas para que el sistema funcione de manera correcta:
1.- Visualización: El tablero Kanban debe estar disponible para todos los trabajadores, permitiéndoles tener una visión general del flujo de trabajo. Esto hace que la comunicación entre el equipo se vuelva mucho más rápida y efectiva, ya que todos saben exactamente qué tareas deben hacerse y cuáles ya están listas.
2.- Limitación: Este es un punto muy importante. Una de las bases de este sistema es que la columna del medio, la de realización, puede contener un número máximo de tareas. Esta cantidad debe ser definida por cada equipo de trabajo, pero la idea es privilegiar la eficiencia en la solución de cada una, más que realizar muchas simultáneamente. Únicamente cuando una tarjeta se desplace a la derecha, es decir, se haya completado, el equipo podrá empezar una nueva labor.
3.- Gestión: Durante el proceso de trabajo pueden surgir bloqueos y saturaciones, lo cual es muy normal. Pero como el sistema obliga a limitar el número de tareas que pueden realizarse al mismo tiempo, todas las personas que no se encuentran ocupadas centrarán su atención en resolver los problemas específicos que puedan estar sucediendo.
4.- Regulación: Las reglas sirven para diseñar los flujos de trabajo de forma más clara y transparente. Entre estas reglas, se cuentan la determinación de límites, es decir, cuántas tareas se podrán realizar al mismo tiempo y también la definición de cuándo se considera terminada una tarea. Del mismo modo, las reglas deben ser una parte visible y modificable del tablero Kanban.
5.- Feedback: El intercambio de información es parte esencial en los equipos de trabajo, porque solo así es posible mejorar. Para ello, es importante establecer reuniones con regularidad, aunque no hay normas fijas sobre cada cuanto estas deben realizarse.
6.- Kaizen: Una de las bases de este método es la mejora continua. Nunca hay que dejarse estar, sino que siempre se trabajará para hacer más eficiente los procesos.
¿Qué te pareció este método? ¿Lo aplicarías en tu lugar de trabajo?
