¿Te ha pasado que comienzas a trabajar con la intención de ser lo más productiva posible, pero a medida que avanza el día te encuentras solucionando cosas urgentes, tu bandeja de entrada se va llenando de correos, tu lista de tareas solo se agranda y no sabes por dónde partir porque todo parece igual de importante?
Tranquila, todas hemos estado en esa situación.
No saber cómo priorizar las tareas laborales y sentir que todo el tiempo estás “corriendo” para llegar a la meta, puede ser abrumador. Por lo mismo y para solucionar este problema, en el siguiente post te dejamos algunos consejos que te ayudarán a definir qué tareas son las más importantes y cuáles puedes dejar para después o incluso ¡eliminarlas por completo!
Haz una lista de todas tus tareas pendientes
Cuando nos sentimos abrumadas por las miles de cosas que tenemos que hacer, es normal que partamos trabajando de inmediato sin darnos un tiempo para organizarnos. Pero no puedes saber cuántas cosas tienes que hacer y cuáles son más importantes si no las tienes a la vista.
Por lo mismo, te recomendamos que antes de comenzar tu día laboral, dediques unos minutos a la creación de una lista (puede ser a mano o en el computador) con todas las tareas pendientes. Esto puede ser de forma diaria o semanal, como prefieras.
Una vez tengas todas tus tareas en un mismo lugar, tendrás un panorama general de cuánto trabajo hay por hacer. No es necesario que definas qué se debe realizar en primer lugar, solo inclúyelas todas en un mismo sitio.
Adopta un método de priorización de tareas
Cómo priorices tus pendientes va a depender de tu trabajo y estilo personal, pero hay algunos métodos sencillos para la priorización de tareas que pueden servirte. A continuación te dejamos nuestros dos favoritos:
La matriz de decisiones de Eisenhower
Este método, basado en una cita no verificada del presidente de EEUU, Dwight Eisenhower, comienza por organizar las tareas en cuatro cuadrantes, según la importancia que tengan, la urgencia, ambas o ninguna de ellas. Lo puedes ver a continuación:
Este cuadrado te sirve para decidir qué hacer ahora (lo importante y urgente), qué debes planificar (lo importante que no es urgente), qué puedes delegar (lo que no es importante pero sí urgente) y lo que posiblemente podrías descartar (todo lo que no es importante ni urgente).
Método ABCDE
En este método, debes revisar la lista de tareas que creaste y asignarle una letra a cada una según su nivel de importancia. Es parecido a ponerle una “nota” a cada tarea, siendo A la más importante y E la menos.
Después de esto, te vas encargando de cada tarea según su nivel de calificación, trabajando primero en los pendientes A y B, y cuando estos estén solucionados, continuas con C, D y E.
Para ayudarte a definir en qué cuadrante va cada tarea, o que letra le corresponde, hay 5 preguntas que deberías hacerte:
- ¿Qué es absolutamente necesario hacer hoy?
- ¿Cuál de estas tareas urgentes son las más importantes?
- ¿Se puede delegar algunas de estas otras tareas urgentes?
- ¿Qué tareas son importantes, pero no necesariamente urgentes?
- ¿Se puede eliminar alguna tarea por completo?
Crea un horario
Independiente de que una tarea se haga en minutos o te lleve una semana, siempre tiene un principio y un final. Por lo mismo, es importante establecer plazos para cada una y estimar el tiempo necesario que te tomará completarlas.
Si se trata de pendientes que debes realizar durante el día, intenta definir el rango de horario en que los realizarás, por ejemplo entre 9:00 y 11:00 am, o antes de la hora de almuerzo si no puedes establecer horas exactas. Si se trata de tareas semanales, marca una fecha de inicio y una de entrega, así te asegurarás de no pasar nada por alto a medida que lleguen nuevos trabajos y las prioridades cambien.
Tener un horario te servirá para equilibrar las tareas según el mayor nivel de dedicación o de prioridad, para no sobrecargarte y asegurarte de cumplir con las fechas.
Revisa los objetivos y haz ajustes
A medida que pasan las horas las prioridades pueden cambiar, por lo que es importante ser flexibles y adaptarnos.
Una buena idea es hacer una pausa a medio día y revisar tu lista de tareas, ¿siguen todas en el mismo cuadrante o con la misma letra? Si es así, continúa tal como estabas, pero en caso contrario, quizás debas priorizar algunas y dejar otras que parecían urgentes para después.
Este también es el momento para sacar de nuestra lista aquellos pendientes de última prioridad y urgencia y que, siendo realistas, no serán realizados. Mejor moverlos al tiro para otro día y evitar la sensación de que “no cumplimos” con ciertos trabajos.
¿Qué te parecieron estos consejos? ¿Crees que te serán útiles para organizarte?
