El correo electrónico ha existido durante décadas, y si bien muchas empresas están comenzando a utilizar otras plataformas de comunicación, es una herramienta que de seguro nos acompañará por mucho tiempo.
Y aunque a veces no seamos tan consientes, los emails tienen múltiples beneficios, como incrementar la productividad, ayudarnos a establecer mejores relaciones laborales, ser una herramienta de bajos costo o permitirnos almacenar información.
Por eso, es importante aprender a usarlo correctamente y esquivar ciertos errores que dificultan la comunicación, nos hacen ver poco profesionales, o nos hacen perder más tiempo del necesario.
En el siguiente post te dejamos 8 de los más comunes que puedes evitar desde ya al enviar un mail.
1. Mala gramática y ortografía
Sabemos que muchas veces estás ocupada y no puedes invertir el tiempo que quisieras en responder todos esos correos pendientes. Pero es importante que te preocupes de escribir bien, ya que de manera contraria tus mails parecerán descuidados y poco profesionales.
No es necesario dedicarle horas, pero sí revisa la estructura, redacción y ortografía al menos una vez antes de enviarlo. ¡Te ahorrarás correcciones posteriores!
2. Responder a todos
A menos que la información sea relevante para todos los usuarios puestos en copia, no deberías abusar de esta opción. Si tienes que responder sólo a una persona, es mejor hacerlo directamente y evitar saturar a los demás con aspectos que no les interesan.
3. No responder
La forma más fácil de provocar un sentimiento negativo es no responder. Piensa si fueras tú la que envía un correo y nadie te contesta. Además de molestarte, también deja la duda de si el mail llegó efectivamente a su destino.
Incluso un simple “gracias” sirve para mostrar cortesía, y no te tomará más de un par de segundos.
4. Enviar mails urgentes
¿Quién no ha recibido un mensaje que en el asunto dice “URGENTE” y que al leerlo comprobamos que no es así?
Lo mejor es evitar esta mala costumbre de poner etiquetas de “urgente” o “suma importancia” a todo, solo para recibir las respuestas más rápido u obligar a la gente a leer.
A lo largo del tiempo, con esta práctica suele pasar como en el cuento de Pedrito y el lobo: mucha urgencia siempre y luego, el día que realmente es importante, ya nadie lo cree.
5. Asuntos genéricos
Evita poner algo genérico en el asunto, como “Hola”. Si el tema no está claro, quien lo reciba podría no saber de qué se trata la conversación y no leer el correo. Lo ideal es que ocupes este espacio como un título, destacando lo más importante del mensaje.
Tampoco te olvides de cambiar el asunto si la conversación cambia. Los correos electrónicos que se envían a un grupo grande de personas pueden cambiar el tema de conversación inicial. Por lo mismo, si agregas información o haces una pregunta que no está directamente relacionada, actualiza la línea de asunto. Esto te ayudará a ordenar los correos de manera más fácil y te permitirá buscar la información que necesitas más rápidamente.
6. Correos en horario no laboral
A no ser que se trate de un tema extremandamente urgente, que en ese caso sería mejor usar el teléfono, es mejor no mandar correos durante los fines de semana o más allá de las 6 de la tarde. Para eso, mejor dejarlos programados para que se envíen a primera hora el día laboral siguiente.
Deja los emails de trabajo para cuando estés trabajando y respeta el tiempo de ocio de los demás y también el tuyo.
Mezclar trabajo y descanso puede acabar pasándonos factura, por mucho que creamos que responder un email durante el fin de semana no es nada.
7. Extensión excesiva
No divagues ni hables de mil temas a la vez. La gracia de los correos electrónicos es que sean cortos y precisos, directos al grano. Por esto mismo es importante aprender a estructurar los mensajes y usar un lenguaje claro y lo más conciso posible. Comienza siempre con un saludo, luego es importante que te presentes. De ahí desarrolla el mensaje, y finaliza con una despedida que incluya tu firma con tu página web, redes sociales o número telefónico.
Tampoco se trata de ser superficial sobre un tema serio; asegúrate de que la gravedad se corresponda con la longitud del texto que estás enviando. Pero no es necesario escribir 5.000 palabras para agendar una reunión.
8. Poner el asunto en mayúscula
No escribas el asunto en mayúsculas. Es el equivalente en Internet de gritar, y a nadie le gusta que le griten. Incluso, es una técnica que usan los estafadores y las personas que intentan enviar spam a tu bandeja de entrada, así que para prevenir malentendidos, es mejor evitarlo.
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